Niektoré písmená končia tak neurčito, že adresát je stále v rozpakoch: text musíte prečítať znova, aby ste pochopili podstatu. Z dôvodu nedostatku času môže príjemca vyhodiť list alebo sa niečo rozptýliť a už sa nebude ponáhľať do opísanej situácie. Jasný, výstižný a kompetentný koniec zdôrazňuje úctu čitateľovi a pomáha rýchlo reagovať na žiadosť alebo požiadavku.
Návod na použitie
1
V troch odsekoch uveďte, čo ste chceli povedať. Môže sa zdať, že myšlienky sú uvedené jasne, ale vnímanie informácií závisí od stavu čitateľa. Preto znovu prečítajte text a zapíšte si tri hlavné myšlienky osobitne. Môžu to byť fakty, dátumy, mená atď. Nepotrebuje emócie, napíšte krátko, niekoľkými slovami, pretože stačí len zhodnotiť, pripomeňte si hlavné body.
2
Napíšte tri akcie, ktoré musí príjemca správy vykonať. Reakcia ľudí môže byť nepredvídateľná. Zdá sa vám, že na predložené informácie je možné jednoznačne reagovať, ale človek to robí v závislosti od individuálnych zvykov a zámerov. Ak jasne neuvediete, čo od čitateľa očakávate, nerozumie alebo nehovorí, že mu nerozumel.
3
Usporiadajte zoznam získaný v predchádzajúcich krokoch v zostupnom poradí podľa dôležitosti. Koniec listu niekedy pripomína posledné slovo na súdnom pojednávaní: od toho závisí dojem príjemcu listu, závery a dôsledky. Odstráňte položky zo zoznamu, ktoré možno vynechať bez ovplyvnenia významu správy. Zostávajúci užší zoznam vložte na koniec listu, aby čitateľovi nič neuniklo.
4
Uveďte dátumy. Ak čakáte na reakciu na list, uveďte svoje očakávania. Niektorí ľudia majú tendenciu priťahovať sa k poslednému, takže označenie konkrétneho času nemusí byť nesprávne.
5
Zanechajte kontaktné údaje. Váš korešpondent by mal byť schopný rýchlo nájsť váš telefón. Očakávajte takéto situácie a v prípade potreby vložte do listu potrebné informácie, aj keď ste si istí, že ich príjemca má.
6
Buďte zdvorilí, povedzte niečo pekné, ďakujem za váš čas. Príjemca bude s väčšou pravdepodobnosťou odpovedať a rýchlejšie vás kontaktovať, ak mu list vyhovoval alebo ho zachránil pred nepríjemnými zážitkami.
7
Nezabudnite správu podpísať menom: to vytvára pocit skutočnej komunikácie. Je dôležité, aby sa osoba sústredila na odpoveď a brala ju zodpovedne. Urobte príklad a ľudia sa k vám budú správať rovnako.
