Telefónna správa je krátka, ale dôležitá správa zaslaná telefónom. Preto najčastejšie informujú o usporiadaní stretnutí, stretnutí a stretnutí. Telefónna správa môže obsahovať aj naliehavý príkaz hlavy. Telefónne správy prichádzajú, ktoré prijímate, a odchádzajú, ktoré prenášate. Oba typy majú podobný dizajn.
Návod na použitie
1
V ľavom hornom rohu hárku papiera uveďte celý názov vašej organizácie a prípadne názov štruktúrnej jednotky, napríklad „Správa mesta N.“. a Úrad školstva.
2
V pravom hornom rohu zadajte príjemcu telefónnej správy. Uveďte pozíciu, priezvisko a iniciály osoby: „Riaditeľovi školy č. 37 Ivanov I.I.“ Ak existuje niekoľko príjemcov, nemusíte uvádzať priezvisko: „Riaditeľom školy mesta N.“ K telefónnej správe pripojte úplný zoznam inštitúcií, ktorým bol zaslaný.
3
Dajte dole slovo „Telefónna správa“ a jeho výrobné číslo. V prípade odchádzajúcej telefónnej správy nižšie uveďte dátum jej zostavenia.
4
Nasleduje skutočný text telefónnej správy: „22. februára o 17.00 h sa uskutoční na ministerstve školstva stretnutie o zlepšení činnosti mestských škôl. Vyžaduje sa vystúpenie riaditeľov škôl.“ Pri príprave textu telefónnej správy sa vyvarujte slov a fráz, ktoré sú ťažko počuť a ťažko vysloviteľné. Pamätajte, že správa by mala byť informatívna a krátka - nie viac ako 50 slov.
5
Pri prenose telefónnej správy jasne vyslovujte slová, najmä adresy, priezviská, krstné mená a mená ľudí, názvy ulíc, dátumy a časy udalostí. Na konci si nezabudnite prečítať text znova a uistite sa, že váš partner napísal všetko správne. Keď dostanete správu cez telefón, pozorne si ju vypočujte. Ak máte nejaké otázky, okamžite ich vymažte.
6
Pod hlavným textom je pozícia, priezvisko a iniciály vedúceho, ktorý podpísal telefónnu správu: „Vedúci odboru školstva Petrov P. P.“ Odchádzajúci dokument musí mať aj svoj osobný podpis.
7
V dolnej časti stránky uveďte informácie o zamestnancoch, ktorí pracovali na telefonickej správe. Zvyčajne sa vľavo nachádza poloha, priezvisko a iniciály osoby, ktorá správu odoslala, telefón v kancelárii, ako aj dátum a čas prenosu. Napravo sú informácie o osobe, ktorá dokument prijala: pozícia, priezvisko a iniciály, telefónne číslo, dátum a čas prijatia.
8
Odchádzajúca telefónna správa je vyhotovená v jednej kópii a uložená v špeciálnom priečinku. Je lepšie mať prichádzajúcu správu v dvoch kópiách: prvú položíte hlave na ďalšiu prácu a druhú - uložíte do priečinka na uloženie.
Užitočné rady
Na počítači pripravte formuláre telefónnych správ. Sú veľmi pohodlné na použitie. Informácie budete môcť zadávať ručne do potrebných grafov bez toho, aby ste museli prepísať údaje, ktoré sa opakujú znova. Formuláre budú rovnaké pre prichádzajúce aj odchádzajúce telefónne správy.
