Každé verejné alebo profesijné združenie má riadiaci orgán, ktorý s frekvenciou stanovenou v jeho charte musí zvolať všetkých záujemcov o usporiadanie správ a volebné stretnutia. Vstup na tieto stretnutia sú otvorené pre všetkých členov tejto spoločnosti alebo pre delegátov zo skupín účastníkov, čím uplatňujú svoje právo zúčastňovať sa na jej činnostiach.
Návod na použitie
1
Zamyslite sa nad programom stretnutia. Keďže správa a voľby sú jednou z dôležitých otázok, očakáva sa, že v tomto prípade bude účasť najvyššia. Preto môžete okrem týchto tém zahrnúť do programu aj ďalšie naliehavé problémy, o ktorých budete diskutovať s členmi vašej asociácie. Rozhodnite o čase a mieste konania správ a volieb. Miestnosť, v ktorej sa má konať, by mala byť dostatočne prístupná a priestranná, aby vyhovovala všetkým.
2
Upozornite všetkých, ktorí majú záujem o usporiadanie volebného stretnutia. Za týmto účelom pošlite pozvánky s uvedením programu, dátumu a miesta stretnutia. Zaveste oznámenia s týmito informáciami na miestach, kde ich môže vidieť najväčší počet členov tohto združenia. Ak je to potrebné, umiestnite takéto oznámenie v médiách a televízii.
3
Zorganizujte registráciu účastníkov, ktorá by sa mala začať pol hodiny pred schôdzou. Priradiť registrátorov v dostatočnom počte, aby všetci tí, ktorí prídu, mali na začiatku možnosť uviesť svoje osobné údaje. Zvyčajne sa jedná o priezvisko, meno a priezvisko, organizáciu alebo jej štrukturálnu jednotku, adresu miesta registrácie alebo bydliska, kontaktné informácie.
4
Zvoliť predsedu a tajomníka schôdze. Upozorňujeme, že predseda zvoleného orgánu nemôže byť zvolený za predsedu schôdze. Ak je to potrebné, ak to ustanovujú stanovy, vyberte výbor pre poverovacie listiny, ktorý overuje poverovacie listiny poslancov, ak sú vybratí zo skupín členov združenia.
5
Tajomník musí viesť záznam. V protokole uveďte počet delegátov alebo členov asociácie prítomných na schôdzi, ktorý je zvolený za predsedu, tajomníka as akým výsledkom hlasovania.
6
Predseda zvoleného orgánu podá správu o vykonanej práci. V protokole odrážajte celkový hlas s hodnotením - či je uznané ako uspokojivé alebo nie. Na stretnutí by sa mali vypočuť návrhy na nové zloženie zvoleného orgánu, diskutovať o každom kandidátovi a hlasovať o ňom osobitne. Zohľadnite výsledky hlasovania v zápisnici.
7
Po prerokovaní všetkých otázok načrtnutých v programe rokovania musí predseda schôdze túto schôdzu uzavrieť a spolu so tajomníkom podpísať protokol o jej konaní.
