V súčasnosti, keď má veľa ruských podnikov obchodných partnerov v zahraničí, sa výmena delegácií stala normou. Pomáha to zoznámiť sa s produkciou na mieste, osobne sa zoznámiť s tými, s ktorými musíte pracovať, zhodnotiť situáciu a rýchlo vyriešiť obchodné záležitosti. Pri stretnutí s delegáciou by sa mali zohľadniť niektoré organizačné problémy.
Návod na použitie
1
Vo fáze prípravy diskutujte o veľkosti delegácie, pričom treba zohľadniť skutočnosť, že pracovné otázky sa riešia rýchlejšie, čím je menšia. Okrem toho vyberte zloženie účastníkov z vašej strany, aby ich počet bol približne rovnaký ako počet účastníkov, s ktorými sa stretnete. Diskutujte o tom, v akom jazyku sa budú rokovania viesť, a pripravte tlmočníka, aj keď hostia prídu so svojím vlastným.
2
Dozviete sa o problémoch, ktoré je jeden alebo iný člen delegácie spôsobilý vyriešiť, pretože na Západe sa veľmi prísne dodržiava podriadenosť. Pri oslovovaní jedného z hostí si musíte byť istí, že má právo informovať o svojich povinnostiach.
3
Prediskutujte vopred tie otázky, ktoré bude potrebné vyriešiť, a pripravte všetky materiály, ktoré môžu byť potrebné. Diskutujte, ktoré dokumenty budú podpísané po rokovaniach. Dohodnite sa na spôsobe ich držania - koľko začnú, ako dlho vydrží a kedy budú prestávky.
4
Ak na čele delegácie stojí dostatočne významná osoba, pošlite pozvánku čo najskôr, aby sa zdôraznil rešpekt a zvýšila pravdepodobnosť, že sa návšteva uskutoční, a že táto osoba nebude mať na tento čas naplánované ďalšie stretnutia.
5
Pripravte si samostatnú, pohodlnú konferenčnú miestnosť, zabezpečte každému účastníkovi stretnutia pohodlné miesto. Pripravte si zásoby nealkoholických nápojov, kávy, sušienok a postarajte sa o krásne jedlá. Nezabudnite vložiť popolníky, ak vám to nevadí, aby počas stretnutia mohli prítomní zapáliť cigaretu.
6
Dohodnúť sa na tom, či bude potrebné zaznamenať rokovania, musia obidve strany dohodnúť. Za predpokladu, že hostia sedeli oproti dverám, táto psychologická technika im umožní cítiť sa uvoľnenejšie. A uistite sa, že počas schôdzky vás nevyrušujú telefonické hovory.
7
Pre pekné a usmievavé dievča je lepšie stretnúť sa s delegáciou a zaujať ju na miesto rokovania. Môže čakať na hostí v hale budovy, kde sa budú konať rokovania. Keď hostia dorazia na miesto konania, je potrebné si navzájom okamžite predstaviť obe delegácie, aby tak mohli urobiť tí, ktorí chcú sedieť vedľa seba.
