Pri kontaktovaní niektorých organizácií sa používajú listy štandardného formulára. V takom prípade sa na požiadanie vydajú šablóny listov. Ak neexistuje rozvinutá forma, list je vypracovaný v akejkoľvek podobe, pričom sa zohľadňujú niektoré nuansy.
Návod na použitie
1
Vytvorte nadpis listu.
Môžete zadať nasledujúce informácie - pozíciu a meno adresáta, pozíciu a meno odosielateľa, organizácia odosielateľa, kontaktné telefónne číslo odosielateľa. Ak je odosielateľ v inom meste, môžete určiť úplnú poštovú adresu. Hlavička sa zvyčajne nachádza na pravej strane stránky.
2
Uveďte podstatu listu a uveďte potrebné pripomienky.
Pokúste sa sformulovať hlavnú myšlienku v dvoch alebo troch vetách. A potom to komentujte a napíšte v prípade potreby podrobnejšie. V obchodných listoch je vhodné zverejňovať fakty, čísla, bez emócií. V listoch, ktoré majú osobný kontakt, by sa mali odzrkadľovať osobné skúsenosti.
3
Uveďte dátum a podpíšte list.
V prípade potreby vysvetlite svoje oprávnenie, na základe ktorého je list napísaný. Takýmto základom môže byť plná moc.
4
Na samostatný list umiestnite vysvetľujúce grafy, tabuľky, obrázky.
Neočakávajte, že príjemca požiada o ďalšie informácie. Možno nemáte druhú príležitosť na vyriešenie dôležitého problému. Preto v stručnej podobe uveďte všetky potrebné nuansy.
5
Pred odoslaním si list prečítajte nahlas, aby ho niekto počúval. Spýtajte sa asistenta, ako porozumel podstate listu. Ak sa jeho slová nezhodujú s účelom vašej správy, má zmysel sformulovať list iným spôsobom, pretože príjemca nemusí z vášho pohľadu pochopiť to najdôležitejšie.
Venujte pozornosť
Ak list obsahuje dôležité informácie s obmedzeným časovým obdobím, má zmysel pred odoslaním zavolať príjemcovi a informovať o bezprostrednom príchode listu. Aby ste predišli situácii, keď je adresát na dovolenke alebo na práceneschopnosti, a vy ste deň čo deň v tme, prečo neexistuje žiadna odpoveď.
Užitočné rady
Moderné tlačiarne vám umožňujú tlačiť adresu priamo na obálku. List bude vyzerať elegantne a pevne.
