V každej kancelárii a na pracovisku zamestnanci často pracujú s rôznymi druhmi dokladov, takže každý potrebuje schopnosť zostaviť kanceláriu, obchodné dokumenty. Súčasne existujú všeobecné požiadavky, ktoré sa musia pri príprave akéhokoľvek dokumentu dodržiavať - obchodný list, objednávka, predpis, objednávka atď.
Návod na použitie
1
Zostavenie dokumentu začína objasnením jeho vhodnosti a rozsahu otázok, ktoré je potrebné vyriešiť. Toto vám pomôže určiť typ dokumentu a jeho formu, ktorá do značnej miery určuje povahu a štýl prezentácie jeho obsahu.
2
Preskúmať vládne legislatívne a rezortné nariadenia upravujúce riešenie týchto otázok. Toto je veľmi dôležitá etapa, ktorá ukazuje vašu gramotnosť a umožňuje vám pripraviť dokument, ktorý bude v plnej miere zodpovedať zavedenému postupu spracovania a riešenia obchodných problémov. Pomôže tiež určiť adresáta, schvaľovací a koordinačný orgán a zabezpečiť konzistentnosť obsahu tohto dokumentu a formy jeho kompetencie organizácie.
3
Preštudujte si texty administratívnych a regulačných dokumentov tak, aby s nimi vyhotovovaný dokument nebol v rozpore, neduplikoval ich. Na tento účel musíte mať elektronickú databázu takýchto dokumentov.
4
Zhromaždite informácie o obsahu otázok, ktoré sa majú vyriešiť, pripravte dokument. Pri skladaní používajte texty obrazovky a štandardné frázy a výrazy, ktoré sa tradične používajú v obchodnej dokumentácii. Preskúmajte ďalšie dokumenty, ktoré boli vyvinuté vo vašej organizácii alebo v systéme podobných podnikov a ako základ vezmite štýl ich zostavovania.
5
Zámerom hlavného textu dokumentu je podnietiť akúkoľvek akciu, presvedčiť ju. Malo by byť odôvodnené a logické. Znenie sa musí prísne dodržiavať v súlade so zákonom. V prvom rade sú to požiadavky na spoľahlivosť a objektívnosť predložených informácií. Text by mal byť presný a čo možno najpresnejší a najzrozumiteľnejší. Prirodzene, nemala by mať gramatické, interpunkčné a štylistické chyby. V prípade, že v dokumente spomeniete informácie obsiahnuté v inom zdroji alebo dokumente, musíte uviesť všetky jeho výstupy.
6
Upravte návrh dokumentu a koordinujte ho s tými, ktorí sú na to oprávnení. Potom vyhotovte dokument v súlade s prijatými normami a podpíšte ho.
