Ak je vaša organizácia zodpovedná za organizovanie vedeckej konferencie, je to nielen čestná funkcia, ale aj veľká organizačná práca, pri ktorej je potrebné zohľadniť všetky malé veci.
Návod na použitie
1
Vytvorte organizačný výbor konferencie, ktorého zloženie je určené na základe objednávky. Vymenujte predsedu, ktorý bude viesť a koordinovať členov výboru. Definujte dátumy konferencie a trvanie výboru. Zohľadnite v poradí, ako sa vypláca odmena zamestnancom, ktorí sú jej členmi. Pošlite oznámenie o konferencii av prílohe uveďte požiadavky na správy, objemy výpisov z správ a termín ich predloženia.
2
Rozhodnite sa o zdrojoch financovania, môže to byť cielené financovanie z rozpočtu, prilákanie sponzorstva a prostriedky samotných účastníkov konferencie.
3
Pošlite pozvánky všetkým potenciálnym účastníkom konferencie a plánovanému programu. Rozhodnite o počte účastníkov a rečníkov, ktorí sa chcú podeliť o svoj vedecký vývoj a výsledky výskumu s kolegami. Opýtajte sa účastníkov, či si chcete rezervovať hotelové rezervácie a rezervovať si ich.
4
Zabezpečiť uverejnenie abstraktov v tlačiarni ako samostatnú brožúru av prípade potreby nariadiť program podujatia na distribúciu účastníkom, odznaky s ich menami, iniciálami a názvom organizácie.
5
Podľa počtu účastníkov určte kapacitu haly, ktorú potrebujete, a prenajmite si špeciálnu miestnosť vybavenú pre akcie tohto druhu. Zamyslite sa nad tým, aké vybavenie bude potrebné dodatočne vybaviť, skontrolujte dostupnosť požadovaného počtu počítačových zásuviek, premietacích plátien atď. Premýšľajte nad prácou bufetu, v ktorej si účastníci stretnutí môžu dať šálku kávy a pri prestávkach sa zahryznúť.
6
V prípade potreby premyslite program konferencie a rozdeľte ho na časti. Zvážte, kde bude možné usporiadať stretnutia týchto sekcií. Zvážte v programe príhovory konferenčných hostí, organizátorov a účastníkov. Objednajte si kancelárske potreby pre účastníkov konferencie - štandardy sú odznaky, zápisníky a perá.
7
Formuláre dokumentov, propagačných materiálov a kancelárskych potrieb, ktoré budú účastníkom konferencie predložené spolu s odznakmi.
