Náš spoločenský a obchodný aktívny život je často spájaný s účasťou na rôznych druhoch stretnutí - či už ide o stretnutie akcionárov, valné zhromaždenie členov družstva, HOA alebo o akékoľvek iné verejné stretnutia. Úlohou takýchto stretnutí je rozhodovanie a dokumentácia dôležitých otázok, ktoré sa týkajú činností verejných organizácií alebo právnických osôb. Správna reflexia rozhodnutí prijatých na schôdzi v dokumentoch potvrdzuje ich legitimitu a je právnym dokumentom.
Návod na použitie
1
Na vypracovanie zápisnice zo schôdze používajte štandardné listy na písanie A4. Názov protokolu by mal obsahovať názov dokumentu a úvodnú časť, v ktorej sa uvedie dôvod, pre ktorý sa stretnutie občanov alebo akcionárov konalo.
2
Pod nadpisom uveďte dátum stretnutia a adresu, na ktorej sa uskutočnilo, ako aj počet účastníkov. Ak prítomní označili svoju účasť podľa prehľadného listu, musí sa to odraziť aj v zápisnici. Zohľadnite formu stretnutia: predbežným prieskumom, zjavným poriadkom s osobnou účasťou alebo použitím kombinovanej formy účasti.
3
Uveďte priezviská, krstné mená a patronymiku predsedu a tajomníka zvoleného na schôdzi, odrážajte počet odovzdaných hlasov, proti a zdržali sa hlasovania podľa ich kandidatúry.
4
Opíšte zoznam otázok na programe rokovania, počnúc tým najnaliehavejším, ich očíslujte a poznámky k prejavom, rozpravám a hlasovaniu o každej otázke začínajú jej číslom. Pri zaznamenávaní prejavov je potrebné uviesť iba hlavnú podstatu predloženej správy. Malo by sa uviesť stručne, ale vo forme, ktorá vylučuje dvojitý výklad. Ak je to potrebné, text vystúpenia sa môže pripojiť k zápisnici. Všetky relevantné vystúpenia, poznámky a poznámky by sa mali uvádzať s uvedenými názvami.
5
Záznam o každej záležitosti by sa mal skončiť rozhodnutím, v ktorom sa uvedú výsledky hlasovania. Po znení diskusie o všetkých bodoch programu uveďte, že všeobecné rozhodnutie vyhlásilo schôdzu za ukončenú.
6
Podpíšte protokol predsedu a tajomníka stretnutia, uložte ho do archívu vašej organizácie alebo jeho predsedu.
Venujte pozornosť
Predsedovia družstiev alebo HOA nemôžu pôsobiť ako predseda združenia.
Užitočné rady
Ak sa protokol vyžaduje na predloženie externému orgánu, špecifikujte v ňom podmienky jeho prípravy, pretože môžu byť obmedzené.
