Ak sa tak stane, že ste nútení napísať sťažnosť, aby proti vám neboli žiadne sťažnosti, ale zároveň neexistujú žiadne ospravedlnenia pre vinníkov, je vhodné dôkladne si preštudovať text vášho vyhlásenia. Sťažnosť na príklad samotného previnenia alebo jednoducho na popis toho, čo sa stalo, bola vždy vnímaná lepšie ako iba text s abstraktnými slovami o tom, „ako zlé je všetko“. Preto pri uvažovaní o tom, čo stojí za to napísať, použite nasledujúci plán.
Návod na použitie
1
Začnite kontaktovaním. Môže to vyzerať ako pravidelná poznámka. Do pravého horného rohu napíšte meno kontaktovanej osoby, uveďte jej pozíciu alebo pôsobnosť. Takto dokazujete, že ste si vedomí toho, s čím sa stretávate a kto ste a že to myslíte vážne.
2
Poskytnite informácie o sebe. Taktiež si zapíšte svoje meno, kde pracujete a akú pozíciu zaujímate. Uveďte rolu spoločnosti alebo organizácie, ktorej sú sťažnosti, napríklad „pravidelný zákazník vášho obchodu“ alebo „majiteľ ročného predplatného na vašu publikáciu“. Nechajte adresáta pochopiť, že je mimoriadne potrebné, aby vyriešil váš problém, inak spoločnosť riskuje stratu pravidelného zákazníka.
3
Opíšte svoje nároky voči organizácii. Doslovne v 2-3 vetách vyjadrujú hlavný bod. Nevkladajte text zbytočnými slovami, suchými a v skutočnosti - dôvodom nespokojnosti, dátumom a časom incidentu, predtým prijatými opatreniami na vašej strane, aby ste situáciu vyriešili.
4
Pokračujte v opise situácie. Tu už v detailoch, v najmenších detailoch, napíšte všetko, čo sa stalo. Je potrebné opísať všetko, čo sa objaví vo vašej pamäti, aby vyšetrovanie nepovedalo, že „pripisujete“ svoje vlastné dohady alebo rozprávky. Zmierte všetko, až po emócie tváre osoby, ktorá spôsobila sťažnosť, vôňu a farbu veci, ktorá vám nevyhovovala, atď.
5
Opíšte, čo sa deje vo fázach. Neuveriteľne neprepúšťajte všetko, čo sa okolo vás deje. Akciu po akcii, povedz po celom reťazci celú sériu udalostí. Ak niektorá pasáž vyžaduje komentáre, môžete ich uviesť v zátvorkách po opise toho, čo sa stalo.
6
Pri písaní buďte milí a zdržanliví. Je možné, že orgány, ktorým je adresát listu adresované, za nič nevinia a zvýšené tóny ich len rozhnevajú a nič z toho neprichádza. Na konci znova uveďte svoje súradnice a nezabudnite uviesť, že čakáte na odpoveď na svoj list.
